Hướng dẫn setup quán cà phê take-away

Bạn đang có ý định khởi nghiệp với một quán cà phê nhưng chưa biết nên bắt đầu từ đâu? Liệu việc setup quán cafe có phức tạp không? Làm thế nào để thiết kế và vận hành quán cafe take away theo quy trình chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí mà vẫn thu hút khách hàng?

Bài viết dưới đây Việt Xanh sẽ giúp bạn hiểu rõ các bước cơ bản để setup quán cafe take away một cách bài bản, tránh rủi ro và tăng cơ hội thành công.

1. Xác định mô hình kinh doanh phù hợp

Bước đầu tiên trong việc setup quán cafe là lựa chọn mô hình kinh doanh. Với loại hình take away, có hai mô hình phổ biến:

• Xe cà phê lưu động: Chi phí đầu tư thấp, tính linh hoạt cao, dễ dàng di chuyển đến nhiều địa điểm khác nhau, phù hợp cho người mới bắt đầu.

• Quán cà phê nhỏ: Cần vốn đầu tư lớn hơn nhưng có ưu thế về không gian để khách hàng ngồi lại, trò chuyện và trải nghiệm thương hiệu.

Việc chọn mô hình nào phụ thuộc chủ yếu vào nguồn vốn, mục tiêu kinh doanh cũng như tệp khách hàng bạn muốn hướng đến.

2. Xác định khách hàng mục tiêu

Trước khi mở quán, bạn cần biết rõ nhóm khách hàng chính mà mình muốn phục vụ: học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng, khách du lịch hay đối tượng thu nhập cao.

Ví dụ, nếu nhắm tới sinh viên, menu cần có đồ uống giá hợp lý và thiết kế trẻ trung. Ngược lại, nếu hướng đến dân văn phòng, sự nhanh gọn và chất lượng hương vị là yếu tố quan trọng. Việc hiểu khách hàng sẽ giúp bạn lên kế hoạch thiết kế, chọn địa điểm và xây dựng menu hiệu quả hơn.

3. Khảo sát và chọn địa điểm

Địa điểm là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của quán cà phê. Một vị trí dễ tìm, dễ thấy, gần khu vực đông dân cư, văn phòng hoặc trường học sẽ giúp bạn thu hút nhiều khách hàng hơn.

Bạn nên dành thời gian khảo sát thực tế, tìm hiểu thói quen đi lại và mức độ cạnh tranh trong khu vực trước khi quyết định thuê mặt bằng.

4. Xác định phong cách thiết kế

Đối với mô hình take away, không gian quán có thể nhỏ nhưng vẫn cần tạo sự ấn tượng và phù hợp với gu thẩm mỹ của khách hàng mục tiêu.

Thiết kế cần đảm bảo tính độc đáo, dễ nhận diện và khác biệt so với đối thủ. Nếu không có kinh nghiệm, bạn có thể tìm đến kiến trúc sư hoặc đơn vị thiết kế chuyên nghiệp để được tư vấn.

5. Thiết kế quầy bar và khu vực pha chế

Quầy bar không chỉ là nơi nhân viên pha chế mà còn là “bộ mặt” của quán vì đây là nơi khách hàng trực tiếp quan sát.

Thiết kế quầy cần chú trọng đến sự gọn gàng, khoa học và tiện lợi để nhân viên có thể phục vụ nhanh chóng. Đồng thời, thẩm mỹ cũng rất quan trọng để tạo ấn tượng ban đầu với khách.

6. Xây dựng menu đồ uống

Menu chính là “linh hồn” của quán cafe. Một thực đơn tốt cần:

• Có đầy đủ các loại thức uống phổ biến.

• Đưa ra mức giá hợp lý, phù hợp với nhóm khách hàng mục tiêu.

• Sở hữu một vài món “signature” để tạo dấu ấn riêng và cạnh tranh với đối thủ.

Bạn nên lập công thức chuẩn, danh sách nguyên liệu và cách tính giá vốn để đảm bảo lợi nhuận.

7. Lên danh sách trang thiết bị cần thiết

Các thiết bị cơ bản cho quán cafe take away bao gồm: máy pha cà phê, máy xay, dụng cụ pha chế, ly cốc, quầy bar, tủ lạnh bảo quản nguyên liệu…

Tùy quy mô, bạn có thể đầu tư nhiều hoặc ít, nhưng nên đảm bảo chất lượng để đồ uống luôn đồng đều.

8. Xây dựng hệ thống quản lý và phục vụ

Một quy trình quản lý và phục vụ rõ ràng giúp quán vận hành trơn tru. Bạn cần:

• Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng vị trí.

• Đào tạo nhân viên về pha chế, phục vụ, xử lý tình huống.

• Áp dụng công nghệ quản lý bán hàng để kiểm soát doanh thu, nguyên liệu và chi phí hiệu quả.

>>> Đọc thêm: Làm sao để quán ăn đông khách mùa vắng khách?

9. Ước tính chi phí setup

Chi phí setup quán cafe take away thường bao gồm:

• Thuê mặt bằng.

• Thiết kế, thi công và trang trí quán.

• Mua sắm máy móc, trang thiết bị.

• Đầu tư nguyên vật liệu ban đầu.

• Trả lương nhân viên.

• Ngân sách marketing và truyền thông.

• Chi phí vận hành, quản lý.

Tùy mô hình, chi phí có thể dao động từ vài chục đến vài trăm triệu đồng.

10. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên

Nhân viên là người trực tiếp tạo trải nghiệm cho khách hàng. Các vị trí cơ bản bạn cần bao gồm: nhân viên pha chế, thu ngân, phục vụ và quản lý.

Hãy đào tạo nhân viên không chỉ về kỹ năng chuyên môn mà còn về thái độ phục vụ, bởi dịch vụ tốt là chìa khóa giữ chân khách hàng.

Kết luận

Setup quán cafe take away không quá khó nếu bạn có kế hoạch rõ ràng và thực hiện theo từng bước. Từ việc xác định mô hình kinh doanh, khách hàng mục tiêu, đến thiết kế quán, xây dựng menu, quản lý vận hành và đào tạo nhân viên – tất cả đều cần được tính toán kỹ lưỡng.

Một sự chuẩn bị bài bản ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí, giảm thiểu rủi ro và nhanh chóng đưa quán cà phê đi vào hoạt động hiệu quả.