Hướng dẫn quản lý homestay từ xa

Mô hình homestay ngày càng được nhiều nhà đầu tư lựa chọn nhờ chi phí đầu tư vừa phải và tiềm năng sinh lời ổn định. Tuy nhiên, không phải chủ homestay nào cũng có điều kiện trực tiếp ở gần cơ sở để quản lý. Nhiều người vẫn muốn kinh doanh nhưng lại sinh sống ở thành phố khác, thậm chí là ở nước ngoài. Điều này đặt ra bài toán: làm thế nào để quản lý homestay từ xa một cách hiệu quả?

Trong bài viết dưới đây, chúng ta sẽ cùng phân tích những yếu tố quan trọng trong việc quản lý homestay từ xa, từ tổ chức nhân sự, vận hành hệ thống đến ứng dụng công nghệ.

1. Xác định rõ mô hình vận hành

Quản lý từ xa đòi hỏi sự rõ ràng ngay từ bước đầu tiên: định hình cách thức vận hành. Chủ homestay cần phân biệt giữa việc trực tiếp quản lý và ủy quyền cho người khác. Với hình thức từ xa, yếu tố quan trọng nhất là xây dựng quy trình làm việc chi tiết, giúp mọi thành viên trong đội ngũ biết rõ mình cần làm gì, báo cáo cho ai và theo dõi như thế nào.

Nếu quy trình ngay từ đầu đã rối rắm hoặc thiếu cụ thể, việc giám sát từ xa sẽ gặp nhiều khó khăn, dễ dẫn đến thất thoát hoặc trải nghiệm khách hàng không đồng đều.

2. Tuyển chọn và đào tạo nhân sự tại chỗ

Dù áp dụng nhiều công cụ công nghệ đến đâu, homestay vẫn cần có nhân sự trực tiếp vận hành. Đó có thể là quản lý địa phương hoặc nhân viên phụ trách lễ tân, dọn phòng, bảo trì. Tuyển chọn người phù hợp là yếu tố then chốt, bởi họ chính là “đại diện” của homestay khi chủ không có mặt.

Ngoài kỹ năng cơ bản, nhân sự tại chỗ cần được đào tạo để xử lý tình huống khẩn cấp, giao tiếp khéo léo với khách hàng và tuân thủ quy trình báo cáo. Nhiều chủ homestay lựa chọn xây dựng bảng hướng dẫn chi tiết cho từng công việc nhỏ nhất, từ cách chào khách, kiểm tra phòng đến quy trình thu – chi. Cách làm này tuy mất công ban đầu nhưng giúp giảm thiểu sai sót về sau.

3. Ứng dụng công nghệ quản lý

Một trong những ưu thế lớn của thời đại số là việc quản lý từ xa trở nên khả thi nhờ các công cụ công nghệ. Hệ thống quản lý đặt phòng (PMS), camera giám sát, phần mềm quản lý tài chính hay công cụ chat nội bộ là những công cụ quen thuộc.

Chủ homestay có thể theo dõi tình trạng phòng trống, doanh thu hằng ngày và phản hồi của khách chỉ với một thiết bị kết nối internet. Nhờ đó, việc ra quyết định trở nên nhanh chóng và minh bạch hơn.

Theo quan sát của Việt Xanh, các homestay áp dụng phần mềm quản lý đồng bộ thường duy trì được tỷ lệ lấp phòng cao hơn và hạn chế được tình trạng đặt trùng phòng. Đây là minh chứng cho thấy công nghệ là “cánh tay nối dài” quan trọng của những nhà đầu tư vận hành từ xa.

4. Kiểm soát tài chính minh bạch

Tài chính luôn là vấn đề nhạy cảm, đặc biệt khi chủ homestay không có mặt thường xuyên. Sai sót trong thu – chi hoặc tình trạng thất thoát nhỏ lẻ kéo dài có thể gây ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận.

Để quản lý hiệu quả, cần xây dựng một cơ chế báo cáo tài chính định kỳ theo ngày, tuần hoặc tháng. Mọi giao dịch phải có chứng từ hoặc cập nhật ngay trên phần mềm quản lý. Đồng thời, nên phân quyền rõ ràng: ai được thu tiền, ai được chi tiêu và ai có quyền phê duyệt.

Một số chủ homestay lựa chọn phương thức thanh toán trực tuyến để giảm rủi ro thất thoát tiền mặt. Đây cũng là xu hướng tiện lợi cho khách du lịch hiện nay.

5. Duy trì chất lượng dịch vụ nhất quán

Một trong những rủi ro lớn của việc quản lý từ xa là chất lượng dịch vụ không đồng đều. Chỉ cần vài đánh giá tiêu cực trên các nền tảng đặt phòng, uy tín homestay sẽ bị ảnh hưởng. Do đó, việc kiểm soát chất lượng phải được ưu tiên.

Có thể áp dụng hình thức báo cáo bằng hình ảnh hoặc video sau mỗi ca làm việc để chủ homestay kiểm tra. Ngoài ra, nên định kỳ thuê bên thứ ba (ví dụ: khách bí mật) để trải nghiệm dịch vụ và phản hồi trung thực.

Nhiều homestay cũng tạo nhóm chat riêng cho khách lưu trú, nơi chủ có thể trực tiếp gửi lời chào, giải đáp thắc mắc hoặc xin ý kiến phản hồi. Điều này giúp khách cảm thấy được quan tâm, ngay cả khi chủ không có mặt tại chỗ.

6. Xây dựng kênh liên lạc thông suốt

Quản lý từ xa sẽ thất bại nếu không có hệ thống liên lạc hiệu quả. Tất cả nhân sự cần có kênh trao đổi cố định, dễ dàng sử dụng và đảm bảo tính riêng tư. Có thể kết hợp nhóm chat, email và hệ thống quản lý để đồng bộ hóa thông tin.

Ngoài ra, nên đặt quy tắc về thời gian phản hồi: ví dụ, báo cáo sự cố trong vòng 30 phút, phản hồi yêu cầu của khách trong vòng 15 phút. Sự kịp thời này sẽ giúp hạn chế tối đa rủi ro.

7. Kiểm tra định kỳ và điều chỉnh kịp thời

Dù quản lý từ xa, việc kiểm tra trực tiếp vẫn cần được thực hiện theo chu kỳ, chẳng hạn mỗi 1–2 tháng. Những chuyến kiểm tra này giúp phát hiện vấn đề tồn đọng, gặp gỡ nhân sự và tạo sự gắn kết. Đồng thời, đây cũng là dịp để chủ homestay điều chỉnh chiến lược kinh doanh dựa trên tình hình thực tế.

Theo kinh nghiệm ghi nhận từ nhiều cơ sở mà Việt Xanh từng khảo sát, các homestay có kiểm tra định kỳ thường vận hành ổn định và hạn chế rủi ro phát sinh so với những nơi chỉ phụ thuộc hoàn toàn vào báo cáo.

>>> Đọc thêm: Những lỗi thường gặp khi vận hành khách sạn mini

Kết luận

Quản lý homestay từ xa không phải là điều quá khó, nhưng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, sự tin tưởng vào đội ngũ nhân sự tại chỗ và sự hỗ trợ từ công nghệ. Nếu biết cách xây dựng quy trình, duy trì giám sát minh bạch và giữ chất lượng dịch vụ ổn định, homestay hoàn toàn có thể hoạt động hiệu quả ngay cả khi chủ không có mặt thường xuyên.

Với những nhà đầu tư bận rộn, việc nắm vững các nguyên tắc quản lý từ xa sẽ là chìa khóa để kinh doanh bền vững, vừa tiết kiệm thời gian vừa đảm bảo lợi nhuận. Việt Xanh tin rằng, khi các yếu tố này được kết hợp hài hòa, homestay sẽ không chỉ là nơi lưu trú mà còn là điểm đến đáng nhớ, giữ chân du khách trong nhiều hành trình tiếp theo.